Boćki - Będzie lepsza obsługa klientów w urzędzie gminy?

Od stycznia 2012 roku w Urzędzie Gminy w Boćkach działa BOK – Biuro Obsługi Klienta. Z Moniką Kruszewską – koordynatorką projektu, dzięki któremu biuro powstało, rozmawiam o tym, co nowego wniósł w administrację urzędu gminy oraz o jego dalszej przyszłości.

- Kto wpadł na pomysł stworzenia Biura Obsługi Klienta?

- Stanisław Derehajło – wójt naszej gminy wyszedł z inicjatywą stworzenia BOK-u, to był jego pomysł. Renata Osipiuk z Białostockiej Fundacji Kształcenia Kadr napisała wniosek o dofinansowanie tego projektu.

- Po co powstało Biuro Obsługi Klienta? Czy zwykły sekretariat nie spełniałby tych samych funkcji?

- BOK powstał w celu podniesienia jakości oraz lepszego dostępu do usług publicznych świadczonych w urzędzie, przy jednoczesnym zwiększaniu kompetencji kadr. Projekt był realizowany w partnerstwie z Białostocką Fundacją Kształcenia Kadr, a w ramach przedsięwzięcia przeprowadzone zostały szkolenia uzupełniające i aktualizujące posiadaną wiedzę, w których uczestniczyli pracownicy urzędu i BOK. Tematyka obejmowała między innymi: kulturę pracy w urzędzie, kodeks postępowania administracyjnego, instrukcję kancelaryjną, dostęp do informacji publicznej, ochronę danych osobowych etc. Ponadto w ramach projektu został przygotowany opis najczęściej świadczonych w urzędzie usług – spraw, które są załatwiane w urzędzie i udostępniono je w postaci tzw. kart usług. Zawierają one takie informacje jak: nazwa usługi, podstawa prawna, wykaz potrzebnych dokumentów, wysokość opłat, numer pokoju, w którym można załatwić daną sprawę, a także tryb odwoławczy. Wszystkie te czynności miały na celu usprawnienie pracy zarówno sekretariatu, jak i urzędu, tak, by każdy petent mógł załatwić swoją sprawę szybko i kompetentnie. Co więcej karty oraz druki wniosków można pobrać w formie elektronicznej na stronie urzędu www.gminabocki.pl w zakładce EBOK, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w formie papierowej w Biurze Obsługi Klienta, które mieści się na parterze budynku Urzędu Gminy Boćki.

- Jakie najważniejsze funkcje pełni obecnie BOK?

- W Biurze Obsługi Klienta można uzyskać informację o strukturze urzędu oraz jednostkach organizacyjnych i pomocniczych. Ponadto BOK udziela pomocy rolnikom i innym mieszkańcom obszarów wiejskich w zakresie sporządzania dokumentacji niezbędnej do uzyskania pomocy finansowanej lub współfinansowanej ze środków pochodzących z funduszy UE lub innych instytucji krajowych czy zagranicznych.

- A jakie korzyści z tego projektu płyną dla samego urzędu?

- Oprócz wspomnianych szkoleń dla kadry, udało się zinformatyzować usługi Urzędu Gminy w Boćkach, a co za tym idzie przeprowadzić także kursy z obsługi MS Office, szczególnie exela, a także z elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Niedługo EOD będzie wymagany we wszystkich urzędach, a my już dziś jesteśmy gotowi wprowadzić go do użytku.

- Dziękuję za rozmowę.

Jak zapewnia pracownik urzędu Biuro Obsługi Klienta będzie funkcjonowało pomimo zakończenia projektu i już w najbliższym czasie będzie służyło pomocą rolnikom przy wypełnianiu wniosków o dopłaty unijne. Wszystkich zainteresowanych funkcjonowaniem urzędu zapraszamy na stronę www.gminabocki.pl

Ewelina Modzelewska, Kurier Podlaski – Głos Siemiatycz, fot EM