Praca urzędników, a pandemia. Co stwierdziła Najwyższa Izba Kontroli?

Wg danych Najwyższej Izby Kontroli, na początku wybuchu pandemii (marzec-maj 2020r.) w skontrolowanych jednostkach w trybie zdalnym pracowało 65% zatrudnionych. W tym roku, między marcem a kwietniem, było to 29%. Czy petenci odczuli różnicę?

     Tylko 32% pracowników sprawdzonych  instytucji było zdolnych do zdalnej realizacji kluczowych zadań urzędów. Najlepiej przygotowane do zdalnej pracy okazały się izby administracji skarbowej i wojewódzkie oddziały NFZ.

„Choć próbę poprawy wyposażenia podjęła większość (60%) skontrolowanych instytucji, przez rok potencjał do pracy zdalnej większości z nich się nie zmienił. Najskuteczniej doposażone zostały izby administracji skarbowej i wojewódzkie oddziały NFZ, które już przed ogłoszeniem stanu epidemii stosunkowo najlepiej były przygotowane do takiego trybu pracy. Nie bez znaczenia był też charakter wykonywanych przez nie zadań, w niewielkim stopniu polegających na bezpośredniej obsłudze interesantów” – czytamy w raporcie NIK.

       Ogólnie pracę zdalną w kontrolowanych instytucjach Najwyższa Izba Kontroli uznała za nieefektywną. Choć kontrolerzy nie mieli zastrzeżeń do procedur wewnętrznych, które wprowadzono, ani do sposobu ewidencjonowania pracy, to największym problemem we właściwej realizacji zadań okazał się brak przenośnego sprzętu dostępnego dla pracowników. W 17 z 40 kontrolowanych placówek dostęp do dokumentów był możliwy jedynie z komputerów stacjonarnych, dla których stworzono specjalne systemy informatyczne. W 19 placówkach dane nie były scyfryzowane, co przy pracy zdalnej utrudniało dostęp do nich. Z raportu wynika, że skontrolowano „po cztery: izby administracji skarbowej, oddziały ZUS, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, urzędy gmin, urzędy skarbowe oraz trzy wojewódzkie oddziały NFZ i pięć regionalnych oddziałów KRUS”. W woj. podlaskim były to ZUS O/Białystok, Urząd Skarbowy w Białymstoku, Narodowy Fundusz Zdrowia O/Białystok, Urząd Miejski w Białymstoku, Sąd Rejonowy w Sokółce. Dowiadujemy się, że świadomość trwania pandemii niewiele wpłynęła na ulepszanie modelu pracy, ze względu na braki sprzętu.

„Najsłabiej wyposażone w sprzęt komputerowy były regionalne oddziały KRUS, jednostki samorządowe i prokuratury rejonowe, w których nawet rok po ogłoszeniu stanu epidemii (w trakcie III fali) stosunek liczby komputerów przenośnych do liczby pracowników nie przekraczał 10%. W pozostałych instytucjach wahał się od 17% do 60%” – informuje NIK.

Kontrola wykazała, że 2/3 pracowników sprawdzanych placówek w całej Polsce w czasie pracy zdalnej dokształcała się lub szkoliła. Część z nich wykonywała prace niewymagające dostępu do systemów informatycznych, a 2% pracowników pozostawało do dyspozycji pracodawcy. Czym zajmowali się w tym czasie? Nie wiadomo.
Okazuje się, że w niemal wszystkich przypadkach, gdzie urzędnicy wykonywali pracę zdalnie, odbywała się ona na koszt tychże pracowników.

„Niemal wszyscy pracownicy, którym polecono pracę zdalną, korzystali z prywatnego dostępu do internetu i dzięki temu, w tej nadzwyczajnej sytuacji, udało się ją zorganizować. Zdaniem Izby nie powinno być to jednak standardem, zwłaszcza, że pracodawcy nie zwracali podwładnym poniesionych z tego tytułu kosztów.

Pracownicy, którym od marca do grudnia 2020 r. polecano zdalne wykonywanie zadań, realizowali w tym trybie średnio co siódmą godzinę swojego czasu pracy. Zależało to od tego, czy w danej instytucji zlecano pracę zdalną ośmiogodzinną, czy np. półtora- lub dwugodzinną, jako uzupełnienie pracy stacjonarnej (w prokuraturach rejonowych czy w części jednostek samorządowych), a także od tego, czy praca ta miała charakter cykliczny, czy jedynie doraźny” – czytamy w raporcie.

      Zdaniem kierowników kontrolowanych placówek praca zdalna ma również swoje atuty. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie, miał stwierdzić, że „zmniejszyły się koszty wynikające z delegacji służbowych, eksploatacji budynków i organizowania szkoleń, poprawił się również komfort pracy w pokojach wieloosobowych”. Ponadto praca zdalna zwiększyła bezpieczeństwo urzędników, wpłynęła na ich większe skupienie i zwiększyła wydajność, obniżyła absencję chorobową wśród pracowników podatnych na choroby sezonowe, zwiększyła komfort pracy w pokojach wieloosobowych.

Ani pod względem infrastruktury sprzętowej, ani kompetencji pracowników instytucje publiczne nie były przygotowane na obecny kryzys. Czy kiedy pierwszy szok po uderzeniu pandemii ustał, w placówkach podjęto działania usprawniające pracę? Poza próbami doposażenia urzędów, niestety nie. Co więcej, wykazano, że nie przeprowadzano audytów czy kontroli pracy zdalnej.
 

     „Ponad rok epidemii w Polsce pokazał, że skontrolowane instytucje nie szukały rozwiązań usprawniających pracę zdalną, zwłaszcza takich metod pracy, które pozwoliłyby na bezpośrednią obsługę interesantów. Przez ten czas nie wprowadzono również kompleksowych zmian w przepisach dotyczących pracy zdalnej ani programów (np. Programu Rozwoju Kompetencji Cyfrowych) czy strategii, które określałby cele, wskaźniki i oczekiwane wartości transformacji cyfrowej w skontrolowanych instytucjach”.

Co i komu rekomenduje NIK po kontroli instytucji publicznych?

„Do prezesa Rady Ministrów:

• Przedłożenie Sejmowi RP projektu ustawy wprowadzającej w Kodeksie pracy uregulowania dotyczące pracy zdalnej, w tym precyzujące definicję tego trybu pracy (uwzględniającą miejsce jej świadczenia), a także wprowadzające prawa i obowiązki występujące po stronie pracodawcy i pracownika, w tym dotyczące sposobu rozliczania kosztów zdalnego realizowania zadań.
• Wprowadzenie rozwiązań wspierających proces rozwoju pracy zdalnej w podmiotach wykonujących zadania publiczne, stosownie do rekomendacji Rady Unii Europejskiej z maja 2020 r., aby realnie uelastycznić tryb świadczenia pracy na wypadek przyszłych kryzysów, z uwzględnieniem działań finansowych i organizacyjnych, mających na celu doposażenie podmiotów w przenośny sprzęt komputerowy i rozwiązania techniczne umożliwiające zdalny dostęp do dokumentów.
• Podjęcie działań zmierzających do wprowadzenia przepisów nakazujących wprowadzenie w podmiotach wykonujących zadania publiczne obowiązku prowadzenia dokumentów w formie elektronicznej, niezbędnej do efektywnego wykonywania czynności na odległość, celem zapewnienia ciągłości funkcjonowania tych podmiotów w przypadku wystąpienia sytuacji wymagających zdalnego wykonywania pracy.

Do kierowników podmiotów wykonujących zadania publiczne:

• Podjęcie lub kontynuowanie działań w celu doposażenia podmiotów w przenośny sprzęt komputerowy, wprowadzenie digitalizacji danych oraz umożliwienie wykorzystywania systemów dziedzinowych w ramach zdalnej realizacji zadań.
• Ustalenie faktycznego potencjału poszczególnych jednostek do realizowania zadań na odległość i pozyskanie rzetelnych danych na temat zapotrzebowania w sprzęt komputerowy oraz niezbędne rozwiązania techniczne i organizacyjne, umożliwiające zdalne wykonywanie pracy i przygotowanie do transformacji cyfrowej.
• Przy przeprowadzaniu okresowego audytu bezpieczeństwa, o którym mowa w § 20 ust. 2 pkt 14 rozporządzenia KRI, zidentyfikowanie i zweryfikowanie ryzyk w zakresie wykorzystywania w pracy zdalnej prywatnych zasobów do celów służbowych i wynoszenia oryginałów dokumentów poza siedziby jednostek oraz uregulowanie tych zagadnień w wewnętrznych procedurach dotyczących bezpieczeństwa informacji”.
  
  Źródło: materiały prasowe NIK, oprac. Eleni Kryńska